Datenschutzordnung

Präambel
Der Hüttenverein Tschengla e.V. verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nicht im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Beruf, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene in Internetauftritten (eigene Homepage) oder Sozialen Medien veröffentlicht sowie an die Presse weitergegeben. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe der Mitgliederverwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

Hüttenverein Tschengla e.V. Sitz Stuttgart
Vorsitzender Markus Teufel Angeläcker 6 72202 Nagold – vorstand@huettenverein-tschengla.de

Stellv. Vorsitzender Hartmut Bader Widmaierstr. 159 B 70567 Stuttgart – vorstand@huettenverein-tschengla.de
Schatzmeisterin Ute Wagner Gartenstraße 2 75196 Remchingen -mitgliederverwaltung@huettenverein-tschengla.de

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die EMail-Adressen als „BCC“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands) sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter
Als Verein mit weniger als 10 Personen, die ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, sind wir nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und den Administrator vorgenommen werden. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit OnlineAuftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, – nutzung oder –weitergabe ist untersagt. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 12.10.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.